OFICINAS VIRTUALES

Conceptos

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que se llevan a cabo actividades parecidas a las de una oficina convencional.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen, dentro de sus Webs, servicios virtuales a sus clientes, proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios.

El servicio virtual no tiene fronteras. Cuando una persona utiliza este tipo de servicio puede, sin problemas, conducir su empresa desde otro país. Si un empresario quiere reducir los costos y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en otro país, la «oficina virtual» puede ser una solución muy buena.

Beneficios de una oficina virtual

•          Desembolso de capital limitado
•          El uso de locaciones para presentaciones o juntas
•          Establecer tus negocios en territorios más amplios.
•          Sin cargos ocultos
•          Gran infraestructura para negocios
•          Publicidad comercial con servicio profesional y presencia corporativa

Para ampliar un poco más la información y para que conozcas que son oficinas virtuales, escoger una oficina virtual además te permite tener una gran reducción de gastos, una inmediata presencia corporativa y la ampliación de tu red de negocios.

Dentro del modelo y de los servicios de oficina virtual, se obtiene el uso de una dirección como propia para tus comunicaciones, además de un correo entrante, donde si es necesario, es redistribuido a tu lugar de operación remota. Un número de teléfono exclusivo para ti y un servicio de correo de voz que puede desviar las llamadas a otro número o un buzón de voz que puede tomar los mensajes.

Una oficina virtual es una gran solución para los negocios que buscan ampliar su alcance, o para los nuevos negocios o para aquellos que trabajan desde su casa. Visita también: Beneficios de las oficinas virtuales.

Ventajas y desventajas

Ventajas de la oficina virtual

ü Menor inversión de puesta en marcha.Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.

ü Ahorro de dinero.Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.

ü En todo momento y en todo lugar.Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.

ü Horarios flexibles.Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.

ü Reducción de tiempos y eventualidades.En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas de la oficina virtual

X       Dependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.

X       No todos son capaces de "virtualizar".Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organización, automotivación y orientación a resultados.

X       Dificultades de comunicación.Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.

X       Baja personalización.Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.

X       Dificultades para controlar y coordinar.La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

Qué tipos de empresas pueden tener una oficina virtual

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro involucran a voluntarios en línea en sus proyectos, confiando en ellos tareas como coordinar otros voluntarios en línea, organizar campañas o eventos, alimentar sitios de Internet, colectar datos y crear manuales, entre otros.

Asimismo, existen empresas de servicios como un centro de negocios o coworking que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costos de estructura de una multinacional, de la pequeña y mediana empresa, de emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades, se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden llegar a ser muy elevados.

Qué se entiende por el término coworking

El COWORKING es una práctica que se extendió muy deprisa entre los freelance de EE UU y que desde hace unos años comenzó a expandirse en España y en Europa.

Para Javier Moral, consultor, especialista y pionero en España en la creación y gestión de estos espacios, un Coworking es un espacio de trabajo compartido e inspirador, que impulsa y fomenta la co-creación, y donde siempre hay alguien preocupado en crear Comunidad y valor añadido. Coworking es la práctica por la cual profesionales que no comparten ni empresa ni sector de actividad, se unen para trabajar juntos en un mismo espacio, pero aportándose valor mutuamente a través de las conexiones generadas.

Si buscamos un espacio de coworking, los objetivos principales son combatir la soledad laboral, y cómo no, rebajar nuestras facturas de gastos. Pero eso sólo es el principio.

En un espacio de COWORKING encontramos una infraestructura mucho más competitiva que la que tenemos trabajando en nuestra casa. Podemos disponer de sala de juntas y de reunión donde recibir a nuestros clientes, un lugar donde separar vida laboral y personal. Nos podemos relacionar con otros profesionales y compartir un café o algún proyecto.

Además, en un centro de coworking se busca que el espacio y la decoración sea un tanto “singular”, saliendo del típico mobiliario de oficinas, y que sea un lugar multifuncional donde desarrollar otro tipo de actividades culturales.

La evolución del coworking durante los últimos años ha provocado que surjan muchos espacios que básicamente cubren las necesidades de tener una oficina a bajo coste, pero hay algunos espacios que destacan por su implicación a nivel social, generando impactos beneficiosos para su localidad y para los coworkers que aportan valor, por lo que dichos espacios se convierten en un foco de negocio, innovación y provocan movimiento social en sus áreas de influencia.